Energiemonitoring – Utrecht gestart met energie e-facturen

Energiemonitoring – Utrecht gestart met energie e-facturen

Energiemonitoring – Utrecht gestart met energie e-facturen

“We kunnen alleen al door de overstap op de energie e-factuur tonnen per jaar besparen”, aldus de opmerkelijke uitspraak van Jordy Soederhuizen, energiecoördinator gemeente Utrecht. Sinds begin dit jaar ontvangt de gemeente energie e-facturen van Eneco en Stedin. Deze facturen worden gekoppeld aan het energiemonitoringsysteem van Energiemissie, waarmee ook het aansluitregister wordt bijgehouden en alle data uit de slimme meters. “Wat wij nu doen is bij mijn weten uniek in Nederland”, aldus de energiecoördinator. Alle reden voor EnergieGids om op bezoek te gaan.

Tekst: ing. Frank de Groot (Energiegids juli 2018)

Ieder jaar versturen bedrijven miljoenen facturen naar de overheid. Deze facturen worden nog voor een groot deel handmatig verwerkt. Dit kost tijd en geld en is foutgevoelig. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland overstapt op e-factureren, op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro bespaard kan worden. Ook de EU stimuleert de uitwisseling van e-facturen en heeft bepaald dat straks alle aanbestedende diensten in de lidstaten e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Inmiddels is de Europese richtlijn als verplichting verankerd in de Nederlandse Aanbestedingswetgeving. Deze verplichting houdt concreet in dat de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties per 18 april 2019 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.
“Dat geldt dus ook voor energie facturen die energiebedrijven naar klanten sturen”, legt Jordy Soederhuizen uit. “Het handmatig controleren en invoeren van iedere factuur kost circa 35 euro. Denk daarbij aan processtappen als het inscannen ervan, het ter controle aanbieden bij de juiste budgethouder, het bewaken van het akkoord van hen en het afhandelen van afwijkingen. Wij ontvingen per maand 500 verzamelnota’s van ongeveer 2.500 facturen. Door de e-facturatie ontvangen we die nu los, maar feitelijk besparen we iedere maand het handmatig controleren van circa 500 verzamelfacturen, dus reken maar uit.”

Slimme meters
Circa 800 objecten in de gemeente Utrecht in beheer van de Utrechtse Vastgoed Organisatie (UVO). Van ongeveer 250 objecten betaalt de gemeente de energierekening. Denk aan de eigen kantoren, wijkwelzijns- en sportlocaties, zwembaden, parkeergarages en gemeentewerven. Het grootste deel betreft echter vastgoed dat weliswaar eigendom is van de gemeente, maar geen maatschappelijke functie heeft. “De pachters en huurders van dat vastgoed betalen zelf hun energierekening, dus die vallen buiten ons energiebeheer”, legt de energiecoördinator uit.
Soederhuizen was jarenlang werkzaam was bij een onafhankelijke dienstverlener op het gebied van energiemonitoring en energiemanagement. “De gemeente Utrecht wilde echter werk maken van energiemonitoring en energiebesparing. Vandaar dat ik een jaar geleden de overstap heb gemaakt van bedrijfsleven naar overheid, om mijn kennis van energiemonitoring binnen een grote gemeente in te zetten.”
Slimme meters waren er een paar jaar geleden nog niet, dus werden alle meters handmatig opgenomen of per app. “De jaarverbruiken had men wel redelijk scherp, maar er was totaal geen zicht op afwijkingen gedurende het jaar. Ook werden er soms fouten gemaakt bij de meteropnamen. Een komma op een verkeerde plek, een slecht afleesbare meter, enzovoort. Met de komst van de slimme meter is er veel verbeterd”, zegt Soederhuizen.
Inmiddels is bij 85 procent van de aansluitingen voorzien van een slimme meter. Met Stedin is de afspraak gemaakt dat de slimme meters voor niets worden geleverd, mits de gemeente met de monteurs meegaat om probleemloze toegang tot de meters te verschaffen. “Het aandeel slimme meters zal nog groeien, maar honderd procent is lastig. Soms zit er een gasmeter voor kleinverbruik, vlakbij een elektrameter voor grootverbruik. Omdat de slimme meter via de elektriciteitsmeter werkt, kun de die gasmeter niet aan de elektrameter koppelen. Of de gasmeter zit er domweg te ver vanaf. Ook tref je in oude gebouwen wel eens een kleine analoge meter aan, die niet in de buurt zit van een elektriciteitsvoorziening”, aldus de energiecoördinator.

Energiecoördinator Jordy Soederhuizen: “Ik denk dat alleen door sturing van het gebruikersgedrag besparingen van 10 tot 20 procent op de energiekosten mogelijk zijn!”

Aansluitingenregister
De gemeente Utrecht maakt gebruik van het aansluitingenregister van Energiemissie. Alle soorten energiemeters, zoals elektrameters, gasmeters, warmtemeters, watermeters en allerlei tussenmeters, kunnen in het centraal aansluitingenregister worden ingevoerd. De informatie wordt overzichtelijk gepresenteerd en is middels een zoekfunctie gemakkelijk te sorteren op (bijvoorbeeld) afdeling, energiesoort, gebruiksfunctie, adres, et cetera.
“Naast informatie hebben we ook direct inzicht in de status van de aansluiting. Is deze actief bij de energieleverancier en welk soort meetdata komt er binnen voor de aansluiting? Dan blijken er toch flink wat spookaansluitingen te zijn. Denk aan panden die worden gesloopt, maar waarbij de aansluiting administratief blijft bestaan. Of aansluitingen in panden die we verkocht hebben, maar waarbij de aansluiting nog op onze naam staat. Voor die aansluitingen betaal je nog steeds vastrecht en kosten voor netbeheer. Aan het begin troffen we wel 150 aansluitingen aan, die administratief nog ‘gesloopt’ moesten worden of overgezet naar een andere eigenaar. Nu zijn dat er circa nog vijftig. Ook hier valt dus een flinke winst te behalen.”

Energiemonitoring
Nadat de energie-aansluitingen zijn geactiveerd in het centraal aansluitingenregister en de meetdata van de energiemeters ontvangen worden in het webbased energiemonitoringssysteem, kan de gebruiker het verbruik eenvoudig bijhouden met een energiemonitoringsysteem. Bij de gemeente Utrecht betreft dit Module II van Energiemissie. “Je kunt het verbruik vergelijken met eerdere perioden, aansluitingen met elkaar benchmarken, het contracteert vermogen zien, het moment van de hoogst gemeten piek, de basislast, de onderverdeling in dag & nacht verbruik controleren, enzovoort. De gegevens staan naar wens in grafieken, tabellen of andere overzichten. Bij overschrijding van een vooraf ingesteld gebruik kan er een notificatiemiddel worden gebruikt, zoals bericht naar de gebruiker.”
“Belangrijk is dat gebouwbeheerders eenvoudig in het gebruiksvriendelijke energiemonitoringssysteem kunnen inloggen om hun verbruiksgegevens te bekijken. Pas dan volgt bewustwording om energie te besparen. Ik probeer zoveel mogelijk gebouwbeheerders te bezoeken. Hierbij kijken we samen naar de verbruiksgegevens over een paar weken. Dan springen de afwijkingen er al snel uit. Dan kom je soms gekke dingen tegen. Zoals een verwarming van een hellingbaan bij een parkeergarage die deze toe- en afrit in de winter ijsvrij moet houden. Maar die blijkt dan het hele jaar aan te staan. Of een loods met wagens die het hele jaar wordt verwarmd. Vaak betreft het aan/uit-regelingen, die dus geen verdere aandacht vragen dan aan- of uitzetten”, legt Soederhuizen uit. “Daarnaast is er binnen Energiemissie de mogelijkheid om de temperatuurgegevens op te vragen van een naburig KNMI weerstation en die gegevens te vergelijken met het vermogen van gas en elektra. Dan zie je soms over een langere periode dat er niets klopt van de stooklijn. Dat kan met een verkeerde inregeling te maken hebben of menselijke factoren.”
Bewustwording; daar gaat het dus om. “Ik stuur vooral op gebruikersgedrag. Er is daarbij ook interactie met UVO. Zij zijn gebaat bij een goede analyse van het huidig verbruik voor men inzet op energiebesparing. Maar ik denk dat alleen door sturing van het gebruikersgedrag besparingen van 10 tot 20 procent op de energiekosten mogelijk zijn!”

E-facturering
Tot slot is er een Energiemissie module III Factuurcontrole. Het systeem controleert zowel .CSV bestanden, alsmede de nieuwste e-facturen in UBL-formaat (Universal Business Language). Doordat alle gegevens, afkomstig van de energieleverancier, de netbeheerder, de interne administratie en de verbruiksdata in het systeem aanwezig zijn, kan er een snelle en foutloze controle worden uitgevoerd. “Papier en ook pdf-files komen er niet meer aan te pas. Energie e-facturen worden digitaal aangeleverd en direct in het administratieve systeem van Energiemissie geboekt. Op dat moment wordt er, uiteraard geautomatiseerd, meteen voorzien in een betalingsblokkade in SAP. Want de factuur moet eerst in het systeem gevalideerd worden. Bij akkoord uit het energiemanagementsysteem wordt de betalingsblokkade in SAP verwijderd waardoor automatische betaling plaatsvindt. Natuurlijk kunnen er altijd afwijkingen in de e-factuur zitten, maar die worden er meteen uitgefilterd en teruggekoppeld naar de leverancier.”
Voordeel is niet alleen de snelheid, maar ook het beperken van fouten. “Budgetbewakers die doorgaans energiefacturen ter controle krijgen, zijn in veel gevallen niet thuis in het domein energie. Dat kun je ze ook niet kwalijk nemen. Over het algemeen heeft men immers een administratieve achtergrond. Men controleert diverse aspecten van de energiefactuur, maar zaken als de juiste tariefstelling, BTW, energiebelasting of de ODE (Opslag Duurzame Energie, red.) laat men – misschien wel begrijpelijk – buiten beschouwing. Het opleiden van medewerkers met betrekking tot dit soort aspecten weegt qua tijdsbeslag niet op tegen de uiteindelijke baten. Op zo’n moment is automatisering dus een uitkomst.”

E-facturering uitbreiden
“Omdat ook de energieleveranciers klaar moeten zijn voor e-facturering, wordt deze stapsgewijs ingevoerd binnen de gemeente. Eneco stelde zich direct coöperatief op en stuurt dus nu e-facturen voor de grootverbruikers”, legt de energiecoördinator uit.
Volgens Soederhuizen biedt e-facturering ook voordelen voor Eneco, omdat de betalingen nu op tijd binnenkomen: “Je praat al snel over grote bedragen die maandelijks moeten worden betaald. Maar bij handmatige verwerking ontstaat al snel vertraging, waardoor de betalingstermijn van een maand is verstreken.” De energiecoördinator ziet duidelijk toekomst voor de e-factuur: “Het is de opmaat tot veel meer. Doordat Eneco en Stedin ons e-facturen kunnen sturen, is dat traject een relatief eenvoudig begin. Maar wij gaan straks e-factureren met al onze toeleveranciers sterk onder de aandacht brengen, want we hebben er alle vertrouwen in dat e-factureren de toekomst heeft.

Literatuur:
– PIANOo, ‘Gemeente Utrecht: de ‘energie e-factuur’ als opmaat naar de toekomst’

Geen reacties

Reageren

Uw e-mailadres is nooit gepubliceerd noch gedeeld. Verplichte velden worden gemarkeerd met *